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Ich arbeite in einer kleinen Hausverwaltung und suche regelmäßig Mietverträge oder Wartungsnachweise, die irgendwo zwischen Netzlaufwerk und E-Mail-Postfächern abgelegt wurden. Meine Chefin möchte deshalb ein Dokumentenmanagementsystem einführen, und ich soll die ersten Angebote vergleichen. Mir macht vor allem Sorgen, dass wir neben dem Tagesgeschäft sämtliche alten Ordner aufräumen und das Team in eine neue Software einarbeiten müssten.

Wie würdet ihr bei uns prüfen, ob ein DMS tatsächlich Arbeit spart und welchen Einführungsaufwand wir dafür einplanen müssen?

Nimm für den Vergleich drei typische Aufgaben aus eurem Alltag, etwa einen Mietvertrag finden, einen Wartungsnachweis ablegen und eine aktualisierte Unterlage mit Kollegen teilen. Lass dir diese Abläufe mit euren eigenen Beispieldokumenten in einer Demo zeigen.

Der Beitrag von docunite über DMS Nachteile nennt neben Lizenzkosten auch Migration, Schulung und Anbieterabhängigkeit als Punkte für die Planung. Für euren Aufwand würde ich zunächst die Unterlagen eines einzelnen Objekts durchgehen und festhalten, wie viele Dubletten oder unklar benannte Dateien auftauchen. Klärt anschließend mit dem Anbieter, welche Aufräum- und Zuordnungsarbeiten er übernimmt und welche bei euch bleiben.

In das Angebot gehören auch die Kosten für Einrichtung, Datenübernahme und Schulungen. Fragt außerdem, in welcher Form ihr Dokumente und zugehörige Informationen bei einem späteren Wechsel exportieren könnt. Mit einem kleinen Pilotbestand könnt ihr dann messen, ob Suchen und Ablegen schneller werden und wie viel Unterstützung das Team noch braucht.